Je krijgt een boekingsbevestiging binnen via de app van Booking.com. Leuk, een kamer erbij voor het weekend. Tot je de afrekening bekijkt en ziet hoeveel daarvan meteen weer naar het platform zelf verdwijnt. Diezelfde gast heeft je B&B via Google gevonden, je foto’s bekeken en je beschrijving gelezen, en toch is die boeking niet rechtstreeks bij jou binnengekomen. Dat scenario herhaalt zich week na week bij vrijwel elke B&B en gastenkamer in Vlaanderen, en het is precies waarom steeds meer uitbaters een eigen boekingssysteem aan hun website hangen.
Geen abonnement op een extern platform naast je site, maar een reservatiemodule die gewoon op je eigen website staat, naast je kamers, je foto’s en het verhaal van je B&B. Een gast kiest zelf een datum, ziet meteen wat er nog vrij is, en boekt in een paar klikken rechtstreeks bij jou. Hieronder lees je hoe dat werkt, voor wie het echt zin heeft en wat het je oplevert als uitbater van een B&B of gastenkamer.
Waarom Booking.com en Airbnb je meer kosten dan je maandelijks ziet
Booking.com en Airbnb brengen je zonder twijfel gasten aan die je anders nooit had bereikt, zeker in het begin. Het probleem zit niet in die eerste kennismaking, maar in wat daarna gebeurt. Elke boeking die via het platform binnenkomt, ook de derde van dezelfde gast die intussen al twee keer eerder bij je logeerde, kost je opnieuw een stuk van de kamerprijs. Dat bedrag verdwijnt gewoon, ongeacht hoe goed die gast je intussen kent of hoe vaak hij al terugkwam.
Daar komt bij dat een gast op Booking.com in de eerste plaats een gebruiker van Booking.com is, niet van jou. Hij ziet je foto’s tussen twintig andere logiesadressen in dezelfde rasterweergave, met sterren en badges van het platform, niet met jouw naam vooraan. Wie via je eigen website boekt, heeft eerst jouw verhaal gelezen en jouw foto’s bekeken, en koos voor jouw B&B specifiek. Niet voor het eerste resultaat dat een filter toevallig bovenaan zette.
Een laatste punt dat vaak onderschat wordt: de contactgegevens van een gast die via een platform boekt, blijven grotendeels bij dat platform. Boekt iemand rechtstreeks via je eigen site, dan heb je zelf zijn mailadres, en kan je die gast bijvoorbeeld een jaar later gewoon zelf een seizoensgroet of een herinnering sturen. Bij een boeking via een platform mag dat meestal niet eens.
In een streek als het Waasland, waar veel gasten toch al zoeken op iets als “B&B Sint-Niklaas” of “gastenkamer Waasland”, is dat verschil des te voelbaarder. Die bezoeker komt via Google al rechtstreeks bij jou terecht. Heb je dan geen manier om meteen te boeken, dan stuur je hem alsnog naar een platform waar je opnieuw commissie op betaalt voor een gast die je eigenlijk zelf al aantrok.
Wat een boekingssysteem op je eigen website eigenlijk doet
Concreet komt er een blok op je website waar een bezoeker een aankomst en vertrekdatum kiest, ziet welke kamers op dat moment nog vrij zijn, en in een paar stappen een boeking vastlegt, eventueel met een aanbetaling via een online betaling. Geen aparte app die een gast eerst moet installeren, geen account dat hij ergens anders moet aanmaken. Het zit op de pagina waar hij toch al je kamers en je ontbijt aan het bekijken is.
Achter de schermen beheer je die kalender zelf, in je eigen backend. Boekt iemand een kamer, dan verdwijnt die automatisch als optie voor de volgende bezoeker die dezelfde data bekijkt. Er kan dus nooit een gast rechtstreeks via je site boeken op een moment dat een kamer al bezet is.
Het doel is niet dat je van Booking.com of Airbnb af moet. Het doel is dat een gast die je al kent, of die je gewoon via Google vindt, ook rechtstreeks bij jou terechtkan zonder ergens langs te moeten.
Een B&B met een paar kamers of één gastenkamer naast je eigen huis: het verschil zit in de details
De basis is voor iedereen dezelfde, maar hoe je dat inricht hangt af van hoe je logies eruitziet. Twee situaties komen het vaakst voor bij B&B’s en gastenkamers in het Waasland en de rest van Oost-Vlaanderen.
Een B&B met meerdere kamers
Heb je meerdere kamers, dan wil je dat elke kamer zijn eigen kalender en zijn eigen prijs heeft. Een tweepersoonskamer met balkon verhuurt anders dan een kleinere kamer aan de achterkant, en dat mag ook in de prijs zitten. Het systeem moet per kamer tonen wat nog vrij is, niet gewoon “volzet” laten zien zodra één kamer bezet is terwijl de andere twee nog leegstaan.
Het Vlaamse logiesdecreet bepaalt trouwens dat je nooit per uur mag verhuren: een boeking moet minstens één volledige nacht duren. Dat is meteen ook hoe zo’n boekingssysteem standaard is opgebouwd, met aankomst en vertrek in volledige nachten. Wil je nagaan aan welke voorwaarden je B&B precies moet voldoen, dan vind je die op de pagina van Toerisme Vlaanderen over het Vlaamse logiesdecreet.
Eén gastenkamer naast je eigen woning
Verhuur je één kamer naast je eigen woning, dan ligt de nadruk ergens anders. Je wil vooral zelf kunnen blokkeren wanneer familie op bezoek komt of wanneer je er zelf een weekend tussenuit trekt, zonder dat er ondertussen toch een boeking binnenkomt voor net dat weekend. Een goed ingesteld systeem laat je in een paar klikken data sluiten, precies zoals je een tijdslot in een agenda zou blokkeren.
Wat je er concreet mee wint
Het meest tastbare voordeel: minder commissie op net de boekingen waar je die eigenlijk niet meer voor zou moeten betalen. Een gast die je al kent, die vorig jaar bij je logeerde, of die je zelf aantrekt via aanbevelingen van eerdere gasten, kan meteen rechtstreeks boeken in plaats van via een platform waar je toch al zichtbaar bent zonder tussenkomst nodig te hebben.
- Eigen uitstraling. Je foto’s, je kleuren en het verhaal van je B&B staan centraal, niet de standaard opmaak van een platform tussen tientallen andere adressen.
- Eigen gastgegevens. Je bouwt zelf een lijst op van mensen die al bij je logeerden, en kan die later rechtstreeks aanspreken zonder via een derde partij te moeten.
- Beschikbaarheid in één oogopslag. Een bezoeker ziet meteen of er nog plaats is, zonder eerst te moeten bellen of mailen om te vragen of een weekend nog vrij is.
Boeken via een platform of rechtstreeks via je eigen website, wat is het verschil?
| Boeking via Booking.com of Airbnb | Boeking via je eigen website | |
|---|---|---|
| Kost | Commissie op elke boeking, ook bij een terugkerende gast | Eenmalige kost bij de bouw van je site |
| Wie ziet de gast eerst | Het platform, tussen andere logiesadressen | Jouw B&B, met je eigen foto’s en verhaal |
| Gastgegevens | Blijven grotendeels bij het platform | Komen rechtstreeks bij jou terecht |
| Beschikbaarheid | Moet je apart bijhouden per platform | Staat meteen up to date op je eigen site |
Waar je op moet letten voor je een boekingssysteem aan je site hangt
Dit is geen kwestie van gewoon een knop toevoegen. Een paar zaken bepalen of het systeem je effectief oplevert of net een nieuwe bron van gedoe wordt.
- Kalenders op andere platformen bijhouden. Blijf je ook op Booking.com of Airbnb staan naast je eigen site, dan moet je een kamer die via je website geboekt wordt, ook daar meteen blokkeren. Vergeet je dat, dan riskeer je een dubbele boeking op dezelfde kamer, en dat is voor geen enkele gast een leuke verrassing.
- Duidelijk annuleringsbeleid. Bepaal vooraf hoe lang op voorhand iemand nog kosteloos mag annuleren en communiceer dat mee bij het boeken. Overweeg ook een aanbetaling bij het reserveren, dat werkt drempelverhogend voor wie toch niet van plan is te komen.
- Mobielvriendelijk, want dat is waar geboekt wordt. Het gros van je gasten boekt via hun telefoon, vaak ’s avonds op de bank. Werkt de module op een klein scherm stroef, dan haken mensen sneller af dan je zou denken.
- Gastgegevens correct behandeld. Naam, adres en mailadres zijn persoonsgegevens, en daar gelden regels voor, ook voor een boekingsmodule op je eigen site. Wat dat concreet betekent voor jouw website, lees je in dit overzicht van de AVG op je website.
- Je aanmelding bij Toerisme Vlaanderen staat los van je boekingssysteem. Elke B&B of gastenkamer in Vlaanderen moet aangemeld zijn voor je er gasten mag ontvangen, ongeacht hoe je boekingen binnenhaalt. Een boekingssysteem op je website is een extra kanaal bovenop wat toch al in orde moet zijn, geen vervanging ervan.
Wat kost een boekingssysteem bij je website
Bij een nieuwe of vernieuwde website reken ik voor een boekingssysteem een bedrag vanaf € 225 bovenop je basispakket, afhankelijk van hoeveel kamertypes en extra opties zoals een aanbetaling je nodig hebt. Vergelijk dat met een commissie die je op elke boeking via een platform blijft betalen, ook nog na jaren. Op termijn haal je dat verschil er ruimschoots uit, zeker als een deel van je gasten na de eerste keer rechtstreeks terugboekt.
Reken hier zelf uit wat een boekingssysteem bij je website kost, samen met de rest van wat je nodig hebt: bereken de prijs van jouw website inclusief boekingssysteem. Je ziet meteen wat elk onderdeel toevoegt aan het totaal, zonder dat je daarvoor een adres moet achterlaten.
Veelgestelde vragen
Moet ik dan stoppen met Booking.com of Airbnb?
Nee, de meeste B&B’s en gastenkamers combineren beide gewoon. Platformen blijven handig om nieuwe gasten te bereiken die je anders nooit vindt. Een boekingssysteem op je eigen site zorgt er vooral voor dat gasten die je al kennen, of die je via Google vinden, ook rechtstreeks kunnen boeken zonder commissie.
Kan ik via mijn eigen boekingssysteem ook een aanbetaling vragen?
Ja, dat stel je vooraf in, bijvoorbeeld een vast bedrag of een percentage van de totale prijs bij het boeken. Dat werkt drempelverhogend voor wie toch niet van plan is te komen en geeft jou meteen wat zekerheid.
Wat als ik op meerdere platformen tegelijk sta, hoe voorkom ik een dubbele boeking?
Blokkeer een kamer zodra ze via een ander kanaal geboekt is, hetzij manueel, hetzij via een koppeling tussen de verschillende kalenders. Zonder die stap loop je altijd het risico dat twee gasten dezelfde kamer op dezelfde data boeken.
Moet ik mijn B&B aanmelden bij Toerisme Vlaanderen voor ik een boekingssysteem plaats?
Ja, die aanmelding staat los van hoe je boekingen binnenhaalt en is sowieso verplicht voor je gasten mag ontvangen. Een boekingssysteem op je website verandert daar niets aan, het is gewoon een extra kanaal bovenop wat al in orde moet zijn.
Werkt dit ook als ik maar één gastenkamer verhuur, niet een volledige B&B?
Zeker. Het systeem schaalt gewoon mee naar één kamer met één kalender. Je hebt dan geen ingewikkelde instellingen per kamertype nodig, alleen een kalender waarin je zelf kan blokkeren wanneer de kamer niet beschikbaar is.
Klaar om rechtstreekse boekingen binnen te halen
Een boekingssysteem lost niet alles op, en een B&B blijft afhankelijk van seizoen en streek. Maar het haalt wel een deel van de commissie weg bij net die boekingen waar je die eigenlijk niet meer voor zou moeten betalen: gasten die je al kennen, of die je zelf via je eigen zichtbaarheid aantrekt.
Wil je weten hoe dat er voor jouw B&B of gastenkamer concreet uitziet, inclusief wat een volledige website met boekingssysteem in totaal kost? Stuur me een bericht en ik bekijk met je mee wat er nodig is. Twijfel je nog over het totaalplaatje van een nieuwe website, dan lees je eerst gerust wat kost een website laten maken.
