Een reservatiesysteem voor horeca kan op twee plekken staan. Op een reservatieplatform, waar je per maand of per couvert betaalt. Of in je eigen website, waar je een keer betaalt en de reservaties en de gegevens van je gasten zelf houdt. Bij mij start zo een systeem vanaf 395 euro, eenmalig.
Hieronder zet ik de twee naast elkaar, met de prijzen die vandaag op deze site staan, en met de dingen die een horecazaak nodig heeft en een kapsalon niet.
Waarom loopt een tafelreservatie per telefoon vaak mis?
Omdat de telefoon rinkelt op het slechtste moment. Tijdens de service staat er niemand klaar om op te nemen, en wie belt tussen zes en negen krijgt een voicemail of niets. Die gast belt dan de zaak ernaast. Je merkt het niet, want een gemiste oproep laat geen spoor na in je boek.
Het tweede probleem is het boek zelf. Een papieren boek of een gedeelde agenda werkt zolang een persoon het bijhoudt. Zodra twee mensen reservaties aannemen, krijg je dubbele tafels, verkeerde aantallen en groepen die ergens tussenin vallen.
Wat doet een reservatiesysteem op je eigen website precies?
Het staat op je eigen adres, dus de gast die je zaak googelt en op je site belandt, kan daar meteen een tafel nemen. Geen tussenstap naar een ander platform waar ook twintig andere zaken staan.
Concreet regelt het dit:
- Een gast kiest een dag, een uur en het aantal personen, en ziet enkel wat nog vrij is.
- Je legt zelf vast hoeveel couverts je per dienst aankan en hoe lang een tafel bezet blijft.
- De gast krijgt een bevestiging per mail, en een herinnering de dag voordien.
- Jij krijgt de reservatie in je mailbox en in een overzicht dat je op je telefoon kan openen.
- De gegevens van die gast staan bij jou, niet bij een derde partij.
Eigen website of een reservatieplatform: wat is het verschil?
Een platform is snel klaar en brengt zelf bezoekers mee. Daar betaal je voor, meestal met een abonnement per maand, soms met een vergoeding per couvert of per nieuwe gast. Een systeem in je eigen website kost een keer geld en daarna niets per reservatie.
| Wat | In je eigen website | Op een reservatieplatform |
|---|---|---|
| Kostenmodel | Een keer betalen, daarna geen kost per reservatie | Meestal per maand, en bij sommige platformen ook per couvert of per nieuwe gast |
| Gegevens van je gasten | Bij jou, in je eigen systeem | Bij het platform, met de voorwaarden van dat platform |
| Waar de gast boekt | Op je eigen adres, tussen je eigen menu en je eigen foto | In een lijst waar ook andere zaken in staan |
| Aanpassingen | Wat je wil, want het is jouw site | Wat het platform aanbiedt |
| Wat er blijft als je stopt | Je site en je reservaties blijven staan | Je verliest het kanaal en vaak ook de historiek |
| Snel klaar | Enkele weken, samen met je site | Vaak binnen enkele dagen |
Er is geen antwoord dat voor elke zaak klopt. Een zaak die het vooral van toeristen en passanten moet hebben, haalt uit een platform bezoekers die ze anders niet had. Een zaak met vaste klanten uit de buurt betaalt dan elke maand voor gasten die haar al kenden. Dat is het punt waarop het rekenen begint.
Wat heeft een horecazaak nodig dat een kapsalon niet nodig heeft?
Bij een kapsalon boekt een klant een plek bij een persoon voor een behandeling van een gekende duur. Bij een restaurant boekt iemand een tafel, en daar zitten vier dingen in die het ingewikkelder maken.
Capaciteit in plaats van agenda. Je zaal heeft een aantal couverts en een aantal tafels. Twee tafels van twee is niet hetzelfde als een tafel van vier. Het systeem moet daarmee rekenen, anders zit je zaal vol op papier en half leeg in het echt.
Diensten. De middag en de avond zijn twee aparte vensters, met andere uren en soms een andere kaart. Een gast die om zeven uur boekt, moet niet in het middagvenster terechtkomen.
Groepen. Vanaf een bepaald aantal personen wil je er zelf naar kijken voor je ja zegt. Dat regel je met een grens: tot acht personen boekt de gast rechtstreeks, daarboven komt het als aanvraag binnen.
Extra vragen bij de reservatie. Allergenen, een kinderstoel, een verjaardag, een menu dat vooraf gekozen moet worden. Dat zijn velden die mee komen met de reservatie, zodat je het in de keuken weet voor de gast binnenstapt.
Hoe hou je no shows onder controle?
Een no show kost je een tafel die je had kunnen verkopen. Er zijn drie dingen die je in een eigen systeem kan instellen en die het meeste verschil maken.
Een herinnering de dag voordien, per mail of per bericht. De meeste no shows zijn mensen die het vergeten zijn, niet mensen die je willen laten zitten. Een link om zelf te annuleren in die herinnering, want een tafel die twee dagen vooraf vrijkomt, verkoop je nog. En voor groepen of feestdagen een bevestiging die de gast actief moet geven, of een voorschot. Dat laatste zet je enkel op de momenten waar het pijn doet, niet op een gewone dinsdag.
Wat kost een reservatiesysteem voor horeca in 2026?
Stand oktober 2026, zoals het op deze site staat. Een reservatiesysteem op een bestaande website start vanaf 395 euro, eenmalig en exclusief btw. De meeste zaken komen tussen 450 en 750 euro uit, afhankelijk van het aantal diensten, de regels rond groepen en de extra velden die mee moeten.
Heb je nog geen site of is de jouwe toe aan vervanging, dan start een volledige website vanaf 750 euro, met het systeem erin. Er komt geen kost per reservatie bij en geen vergoeding per gast.
Wil je weten waar jouw zaak uitkomt, dan klik je het samen in de prijscalculator en je ziet je richtprijs in twee minuten. Op de pagina over een reservatiesysteem laten maken staat wat er altijd in zit en hoe het verloopt.
Hoe lang duurt het voor het online staat?
Op een bestaande site is het een kwestie van weken, niet van maanden. Het meeste werk zit niet in het bouwen maar in de regels: hoeveel couverts per dienst, welke uren, vanaf welk aantal personen je het zelf wil bekijken, en wat er in de bevestigingsmail staat. Die regels bespreken we een keer goed, daarna is het zetten en testen.
Gaat het samen met een nieuwe site, dan zit je op vier tot zes weken, want dan moeten de teksten en de foto’s er ook zijn.
Veelgestelde vragen over een reservatiesysteem voor horeca
Kan ik een platform en mijn eigen website combineren?
Ja, en voor veel zaken is dat de verstandigste stap. Je laat het platform staan voor de bezoekers die het meebrengt, en je zet het eigen systeem erbij voor de gasten die je zaak al kennen. Na een paar maanden zie je in je cijfers waar de reservaties vandaan komen, en pas dan beslis je of het platform nog zijn geld waard is.
Is er een gratis reservatiesysteem voor horeca?
Er bestaan gratis tools, en voor een kleine zaak met een vaste kaart en een vaste dienst volstaat dat soms. Waar het meestal vastloopt, is capaciteit per tafel, groepen en eigen velden. Wat je wel en niet krijgt bij een gratis oplossing, staat in het artikel over een gratis reservatiesysteem en waar dat vastloopt.
Werkt dit ook voor een hotel of een bed and breakfast?
Daar gaat het om kamers en nachten in plaats van tafels en diensten, dus de logica is anders. Hoe dat werkt en wat het met commissie doet, staat in het artikel over een boekingssysteem voor rechtstreekse boekingen bij je bed and breakfast.
Kan ik de reservaties van mijn huidige platform meenemen?
De toekomstige reservaties zet je zelf over, dat is handwerk en meestal een halve dag. Of je de historiek en de gegevens van je gasten kan uitvoeren, hangt af van het platform en van wat er in je overeenkomst staat. Vraag dat na voor je opzegt, niet erna.
Moet mijn hele website vernieuwd worden om dit erin te zetten?
Nee. Staat je site op WordPress en is ze nog in orde, dan komt het systeem er gewoon in. Is ze oud, traag of niet meer te onderhouden, dan is het goedkoper om het samen te doen dan twee keer te betalen.
Wie beheert het systeem nadien?
Jij. Je past zelf je uren, je capaciteit en je sluitingsdagen aan, en je ziet je reservaties op je telefoon. Loopt er iets vast of wil je een regel bijzetten, dan bel je mij en doe ik dat.
